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선정 이유: PoC 예산 초과를 방지하는 행정적 선결 조건
PoC가 끝나고 청구서가 도착했을 때 예산 초과로 인해 본 프로젝트가 중단되는 경우를 자주 봅니다. 대부분은 라이선스 비용만 계산했을 뿐, Graph 커넥터 인덱싱 비용이나 보안 Copilot 추가 요금을 간과했기 때문입니다. 특히 2026년 기준으로 M365 Copilot Enterprise는 사용자당 월 $30, Business 버전은 $21이 책정되어 있어, 100인 규모 PoC만 해도 월간 라이선스 비용만 최대 $3,000이 발생합니다. 여기에 데이터 보안 레벨 강화를 위한 Security Copilot 도입 시 시간당 $4의 추가 비용이 붙는 구조를 정확히 산정하지 않으면 CFO 보고 단계에서 예산 편성이 거부됩니다. 이 글은 행정 절차와 예산 산정 근거 중심으로, PoC 단계에서 발생하는 모든 비용 항목을 체계적으로 처리하는 방법을 제시합니다.
2026년 라이선스 구조 및 단가 산정 기준
M365 Copilot의 가격 책정은 사용자 유형과 조직 규모에 따라 명확히 구분됩니다. 정확한 단가 산정은 PoC 범위 설정의 출발점이 됩니다.
Enterprise vs Business 버전 비교
기업 규모와 보안 요구사항에 따라 선택지가 갈립니다. 아래 표는 2026년 기준 주요 라이선스 유형의 월간 단가와 적용 대상을 정리한 것입니다.
| 라이선스 유형 | 월간 단가(사용자당) | 최소 사용자 수 | 주요 적용 대상 | 포함 핵심 기능 |
|---|---|---|---|---|
| Copilot for Microsoft 365 (Enterprise) | $30 | 300명 이상 | 대기업, 복잡한 조직 구조 | Enterprise Graph, 고급 보안, 컴플라이언스 툴 |
| Copilot for Microsoft 365 (Business) | $21 | 1~300명 | 중소기업, 부서 단위 PoC | 핵심 365 앱 연동, 기본 Graph 기능 |
| Copilot Pro | $20 | 개인/소규모 | 개인 생산성 향상 | 개인용 AI 기능, 우선순위 모델 접근 |
Enterprise 버전은 300석 이상부터 구매 가능하며, SMB(중소기업) 버전은 최대 300석까지만 적용됩니다. PoC 단계에서 50명만 테스트하더라도, 향후 정식 도입을 고려해 Enterprise 버전으로 테스트해야 한다면 최소 300석 분의 비용을 산정해야 할 수도 있습니다. 단, 2026년 기준으로 Microsoft는 PoC 기간 중에는 실제 사용 인원 기준으로 프로레이트(비례 배분) 과금을 허용하는 정책을 시범 운영 중이므로, 계약 체결 시 명확한 협의가 필요합니다.
선수 조건 라이선스 비용
Copilot은 독립 실행형 제품이 아닙니다. 사용자별로 M365 E3($36/월) 또는 E5($57/월), 혹은 Business Standard/Plus 라이선스가 먼저 확보되어 있어야 Copilot을 부가할 수 있습니다. PoC 예산 산정 시 이 선수 조건 라이선스 비용을 별도 계정에 반영하거나, 기존 라이선스 잔여 기간을 고려해 조정해야 합니다.
PoC 단계별 예산 항목 분류와 처리 절차
PoC 예산을 행정적으로 처리하기 위해서는 비용 발생 시점과 성격을 명확히 구분해야 합니다. 회계 처리와 예산 집행 가능 여부를 결정짓는 기준이 됩니다.
직접 비용 vs 간접 비용 구분
직접 비용은 Copilot 도입과 직접적으로 대응되는 항목입니다. 라이선스 구매 비용, Graph 커넥터 설정을 위한 외부 컨설팅비, 전용 하드웨어(SPECIALIZED HARDWARE) 구매가 여기에 해당합니다. 반면 간접 비용은 내부 인력의 업무 시간 비용, 교육 시간 손실, 기존 시스템과의 통합 테스트 비용 등을 포함합니다. CFO 보고서에는 직접 비용만을 명시하고, 간접 비용은 생산성 향상 분석에서 상쇄 요인으로 제시하는 것이 일반적입니다.
일회성 비용 vs 반복 비용 처리
초기 세팅 비용은 일회성으로 처리합니다. 테넌트 구성, 데이터 인덱싱 초기 설정, 보안 정책 수립 등은 PoC 시작 시점에 집중되어 발생합니다. 반면 라이선스 비용은 월별 반복 비용으로 예산을 편성해야 합니다. 행정 절차상 3개월 PoC를 진행할 경우, 1개월치는 시행착오 비용으로 보수적으로 계산하고, 2~3개월차를 정상 운영 비용으로 산정하는 방식이 권장됩니다.
추가 비용 요소 체크리스트: 숨은 비용을 드러내는 방법
PoC 예산이 탈락하는 가장 흔한 이유는 ‘보이지 않는 비용’을 누락했기 때문입니다. 다음 항목들을 반드시 체크하세요.
Graph 커넥터 및 외부 데이터 인덱싱
M365 Copilot이 내부 문서뿐만 아니라 외부 CRM, ERP, 데이터베이스를 검색하려면 Microsoft Graph 커넥터가 필요합니다. 2026년 기준 인덱싱 비용은 쿼리당 $0.003이며, 100명이 매일 50회씩 외부 데이터를 검색하면 월 $300가 추가됩니다. 대용량 문서 세트를 인덱싱할 경우 초기 인제스트 비용도 발생하므로, PoC 범위에 외부 데이터 연동이 포함된다면 별도 예비비 20%를 편성해야 합니다.
Security Copilot 및 고급 보안 기능
규제 산업(금융, 의료, 공공)에서는 Copilot의 응답 생성 과정에서의 데이터 유출 방지를 위해 Security Copilot이 필수입니다. 이는 시간당 $4 또는 월 $192(사용자당)의 추가 비용을 수반합니다. PoC 단계에서도 데이터 마스킹, 민감도 라벨링, DLP(데이터 유출 방지) 정책 검증을 위해서는 최소 5~10개의 Security Copilot 라이선스가 필요하며, 이는 예산 산정서에 별도 라인으로 기재되어야 합니다.
CFO 보고용 산출서 작성 양식과 TCO 관점
CFO는 단순한 지출 목록이 아닌, 현금 흐름과 ROI 예측이 포함된 산출서를 요구합니다. 다음 양식을 참고하세요.
3개월 PoC 예산 산출서 예시
| 비용 항목 | 1개월차 | 2개월차 | 3개월차 | 합계 | 비고 |
|---|---|---|---|---|---|
| M365 Copilot 라이선스 (50인) | $1,500 | $1,500 | $1,500 | $4,500 | Enterprise $30 기준 |
| Security Copilot (10인) | $640 | $640 | $640 | $1,920 | 월 $192/인 |
| Graph 커넥터 사용료 | $300 | $300 | $300 | $900 | 예상 쿼리량 $0.003/회 |
| 외부 컨설팅 (초기 설정) | $5,000 | – | – | $5,000 | 일회성 |
| 교육 및 체인지 매니지먼트 | $1,000 | $500 | $500 | $2,000 | 내부 강사 파견비 |
| 월별 소계 | $8,440 | $2,940 | $2,940 | $14,320 |
위 표에서 1개월차에 집중되는 비용 구조를 확인할 수 있습니다. CFO 보고 시에는 “1개월차는 인프라 투자 비중이 높으나, 2~3개월차부터는 순수 운영 비용으로 안정화되어 본 사업 승인 시 월 $3,000 수준의 고정비로 관리 가능하다”는 설명을 덧붙이는 것이 유리합니다.
TCO(Total Cost of Ownership) 관점 반영
PoC 산출서에는 3개월 후의 시나리오를 명시해야 합니다. 옵션 A: 전면 도포(100% 채택), 옵션 B: 부분 채택(부서별 선택), 옵션 C: 중단(데이터 삭제 비용). 각 시나리오별 1년치 TCO를 예비 산정해 제시하면, CFO는 PoC를 일회성 실험이 아닌 전략적 투자의 일환으로 인식하게 됩니다.
라이선스 최적화를 위한 3단계 의사결정 트리
예산을 효율적으로 사용하기 위한 결정 절차입니다.
1단계: 사용자 세그먼트 분류
필수 사용자(Core), 잠재적 사용자(Potential), 관찰자(Observor)로 분류합니다. PoC 기간에는 Core 사용자(전체 인력의 20%)에게만 Full 라이선스를 할당하고, 나머지는 Viewer 권한으로 만족시키면 비용을 80% 절감할 수 있습니다.
2단계: 워크로드 기반 라이선스 스위칭
Teams 중심의 협업을 테스트하는 경우 Business 버전으로 충분하나, Excel/BI 고급 분석을 테스트하려면 Enterprise 버전이 필요합니다. 테스트 워크로드별로 라이선스를 유동적으로 전환하는 ‘스위칭 계획’을 PoC 설계에 포함시킵니다.
3단계: 탄력적 계약 조건 협상
Microsoft CSP(클라우드 솔루션 공급자)를 통해 월간 종량제(Pay-as-you-go) 형태로 PoC를 진행할 수 있습니다. 1년 약정 대신 3개월 단위 해지 가능 조건을 명시한 MOU를 체결하면, PoC 실패 시에도 라이선스 잔여 비용 부담을 최소화할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
Q. PoC 기간 중 사용자 수를 줄이면 라이선스 비용을 환불받을 수 있나요?
A. Microsoft의 정책은 CSP 계약 형태에 따라 다릅니다. EA(기업계약)의 경우 분기별 조정이 가능하나, 월간 CSP 구독은 다음 결제 주기부터 적용됩니다. PoC 도중 인원을 50명에서 30명으로 줄이려면, 감축 시점을 결제 주기 시작일에 맞춰 행정 처리해야 합니다.
Q. 보안 규제가 엄격한 환경에서 PoC를 진행하려면 추가 비용이 얼마나 드나요?
A. 기본 라이선스 외에 Security Copilot 월 $192/인와, Private Preview로 제공되는 고급 DLP 기능이 필요합니다. 50인 PoC 기준으로 월 $10,000~$15,000의 추가 보안 인프라 비용을 예상해야 하며, 이는 초기 예산 산정 시 ‘규제 대응 비용’ 항목으로 별도 편성되어야 합니다.
Q. PoC 종료 후 데이터 삭제 비용도 발생하나요?
A. 네, Copilot이 인덱싱한 데이터를 완전히 삭제하고 테넌트를 정리하는 과정에서 1~2주간의 기술 지원 비용이 발생합니다. 외부 컨설팅이 필요한 경우 $2,000~$5,000의 종료 비용(Termination Cost)을 예산에 포함시키는 것이 행정적으로 안전합니다.