📑 목차
선정 이유: 부서별 M365 코파일럿 도입을 위한 데이터 추출 및 KPI 측정 가이드 분석의 필요성
2026년 현재, 대부분의 기업이 Microsoft 365 Copilot 도입을 넘어 ‘실제 성과 측정’ 단계로 접어들었다. 단순히 라이선스를 구매하고 직원들에게 배포하는 것으로 끝나는 시대는 지났다. 이제 CFO와 CHRO는 구체적인 수치를 요구한다. 영업팀이 정말로 계약 체결 주기를 단축했는지, CS팀의 티켓 처리 오류가 감소했는지 말이다.
Viva Insights가 제공하는 Copilot Dashboard는 이러한 숙제를 해결할 열쇠를 제공한다. 다만 데이터를 뽑는 것과 ‘신뢰할 수 있는 근거’를 만드는 것은 전혀 다른 문제다. 각 부서의 업무 특성을 반영한 메트릭을 설계하고, 법적·윤리적 기준을 준수하면서도 경영진이 납득할 만한 보고서를 산출하는 절차가 필요하다. 이 글은 성공 신화 대신, 객관적 측정 절차에 기반한 방법론을 제시한다.
Viva Insights Copilot Dashboard 설계 원칙: 측정 가능한 기준점 설정
데이터 분석에서 가장 치명적인 오류는 ‘도입 후’만 보고 ‘도입 전’을 무시하는 것이다. 반드시 베이스라인을 설정해야 한다.
먼저 Copilot 도입 전 최소 90일간의 대조군 데이터를 확보하라. Viva Insights는 Exchange Online, Microsoft Teams, Outlook의 메타데이터를 보관한다. 이중 ‘업무 완료 시간(Time to Completion)’과 ‘협업 패턴(Collaboration Patterns)’을 핵심 지표로 선정한다. 여기서 주의할 점은 ‘코파일럿 사용 빈도’ 자체를 KPI로 삼아서는 안 된다는 사실이다. 사용이 많다고 해서 생산성이 높은 것은 아니기 때문이다.
대신 ‘업무 결과물 산출 시간’에 초점을 맞춰야 한다. 예를 들어 영업 기획안 작성에 소요되던 평균 시간이 단축되었는지, 재무 리포트의 리비전 횟수가 줄었는지를 측정 대상으로 삼는다. 직원 수가 50명 미만인 부서는 통계적 유의미성을 확보하기 어려우므로, 팀별 집계보다는 업무 유형별 집계 방식을 고려해야 한다.
부서별 KPI 추출 방법론: 영업·CS·HR·Finance 데이터 전처리 절차
부서마다 측정 가능한 업무 산출물이 다르다. 동일한 메트릭을 적용하려는 시도는 오히려 왜곡된 결과를 낳는다.
아래 표는 2026년 기준 Viva Insights에서 추출 가능한 주요 메트릭을 부서별로 정리한 것이다. 각 지표는 모두 ‘도입 전후 비교’가 가능한 구조로 설계되었다.
| 부서 | 핵심 KPI | 데이터 소스 | 측정 주기 | 산출 공식 |
|---|---|---|---|---|
| 영업 | 영업 주기 단축률 | Dynamics 365 + Outlook 캘린더 | 월간 | (도입 전 평균 체결일수 – 도입 후 평균 체결일수) / 도입 전 평균 체결일수 × 100 |
| CS | 평균 처리 시간(TTR) 감소율 | ServiceNow + Teams 채팅 | 주간 | (도입 전 평균 TTR – 도입 후 평균 TTR) / 도입 전 평균 TTR |
| HR | 인재 검색 및 drafting 시간 | LinkedIn + Word + Outlook | 분기별 | JD 초안 작성 완료까지 소요 시간(시간 단위) |
| Finance | 리포트 오류 수정 발생 건수 | Excel + 이메일 회신 기록 | 월간 | 수정 이력이 있는 파일 수 / 총 생성 파일 수 |
데이터 전처리 과정에서는 Viva Insights Query Designer를 활용해 ‘PersonId’를 기준으로 부서 코드(Department Code)를 결합(join)해야 한다. 이 때 직원의 조직 이동 이력이 있는 경우, 측정 기간 중 가장 오래 머무른 부서를 기준으로 정하는 원칙을 세워야 데이터 중복을 방지할 수 있다.
Power BI 템플릿 활용한 대시보드 구성: 실시간 모니터링 체계 수립
Viva Insights Analyst 역할이 부여된 관리자는 Power BI Desktop에서 직접 OData 피드를 연결할 수 있다. 2026년 업데이트된 Copilot Impact Dashboard 템플릿은 더 이상 별도의 DAX 식 작성 없이도 주요 메트릭을 자동 산출한다.
연결 문자열 설정은 Viva Insights 포털의 ‘분석’ > ‘Power BI 템플릿’ 메뉴에서 확인 가능하다. 다운로드받은 .pbit 파일을 열면 조직 식별자(Organization Identifier) 입력을 요청하는데, 여기서 정확한 Azure AD 테넌트 ID를 입력해야 데이터가 정상 로드된다.
템플릿 커스터마이징 시 주의할 점은 Microsoft에서 제공하는 기본 시각화 객체(Visuals)를 과도하게 변경하는 경우, 향후 템플릿 업데이트 시 수동 migration이 필요하다는 사실이다. 따라서 별도의 페이지(Page)를 추가하여 부서별 맞춤 차트를 구성하고, 원본 템플릿 페이지는 보존하는 것이 장기적인 유지보수 관점에서 유리하다.
데이터 정합성 확보 및 프라이버시 준수: GDPR·개인정보 보호법 적용 사항
생산성 데이터는 개인정보 보호법상 ‘민감정보’에 해당할 수 있는 고유 식별 정보를 포함한다. Viva Insights는 기본적으로 min aggregation(최소 집계 단위) 설정을 통해 개인을 특정할 수 없는 수준으로 데이터를 가공하지만, 부서별로 5명 이하가 조회될 경우 자동으로 마스킹 처리된다.
EU 지역 사용자가 포함된 글로벌 조직은 GDPR Article 32(처리 보안)을 준수해야 한다. 데이터 최소화 원칙에 따라 이메일 제목의 민감 키워드(질병, 종교 등)는 자동 필터링되도록 ‘Privacy Settings’에서 예외 키워드 목록을 등록해야 한다.
국내 개인정보 보호법 제18조(개인정보의 이용·제공 제한)에 따라, 생산성 분석 목적 외로 인사고과나 징계 자료로 활용될 가능성을 원천 차단해야 한다. 이를 위해 Viva Insights 관리자 정책에서 ‘HR 시스템 연동 금지’ 플래그를 설정하고, 데이터 접근 로그를 3년간 보관하는 절차를 문서화해야 한다.
ROI 산정을 위한 집계 주기 및 보고서 산출물 표준화
정량적 ROI를 산출하려면 시간 절약을 화폐 가치로 환산해야 한다. 단순 계산식은 다음과 같다.
직접 비용 절감 = (주당 절약 시간 × 시간당 인건비 × 해당 기간 주 수) × 부서원 수
간접 효과로는 오류 감소로 인한 재작업 비용 절감분을 추가할 수 있다. Finance팀의 경우 리포트 오류로 인한 재작업 시간을 시간당 인건비로 환산하되, 외부 감사 지연으로 인한 기회비용은 제외하는 것이 보수적이고 객관적인 접근이다.
집계 주기는 부서 특성에 따라 달라야 한다. 영업팀은 영업 주기를 고려해 월간 리포트를, CS팀은 실시간 대응이 중요하므로 주간 리포트를 채택한다. Viva Insights의 ‘자동 새로 고침’ 기능을 활용하면 매주 월요일 아침 자동으로 전주 데이터가 갱신된 PDF가 경영진에게 발송되도록 설정할 수 있다. 보고서 양식은 반드시 ‘베이스라인 대비 변화율’을 1페이지에 배치하여 시각적 임팩트를 극대화해야 한다.
자주 묻는 질문
Q. Viva Insights Copilot Dashboard를 사용하기 위한 최소 라이선스 요건은 무엇인가요?
A. Microsoft 365 E3/E5 라이선스와 별도로 Viva Insights 라이선스(사용자당 월 구독)가 필요합니다. Copilot Dashboard는 Viva Insights의 ‘Advanced’ 기능에 포함되므로, 관리자는 추가로 Analyst 역할 할당을 받아야 데이터 쿼리 및 Power BI 연동이 가능합니다.
Q. 부서별 데이터를 추출할 때 5명 이하 부서는 어떻게 처리해야 하나요?
A. Viva Insights는 privacy threshold(개인정보 보호 임계값) 설정에 따라 5명 이하 집계 결과를 자동으로 마스킹합니다. 이 경우 상위 부서(Department 상위 그룹)로 집계 단위를 변경하거나, 분기별 누적 데이터로 분석 주기를 늘려 통계적 유의미성을 확보해야 합니다. 개인 식별이 가능한 수준의 세분화된 분석은 법적으로 금지됩니다.
Q. Power BI 템플릿을 커스터마이징한 후 Microsoft의 업데이트를 받으려면 어떻게 해야 하나요?
A. 원본 .pbit 파일의 쿼리 구조를 수정하지 않은 상태에서 별도 페이지를 추가한 경우, 새로운 템플릿 버전을 다운로드받아 기존 파일에 ‘데이터 적용’만 수행하면 됩니다. 그러나 DAX 식이나 테이블 관계를 수정했다면, 수동으로 변경 사항을 마이그레이션해야 하므로 초기 설계 시 커스터마이징 범위를 문서화해 두는 것이 중요합니다.
Q. GDPR 준수를 위해 Viva Insights 설정에서 반드시 확인해야 할 사항은 무엇인가요?
A. 관리자 포털의 ‘Privacy Settings’에서 ‘Hash subject lines'(이메일 제목 해시화)와 ‘Suppress subject lines'(이메일 제목 숨김) 옵션을 활성화해야 합니다. 또한 ‘Minimum group size’를 5 이상으로 설정하고, 분석 대상자 중 EU 거주자가 포함된 경우 데이터 처리 목적을 명확히 고지하는 consent(동의) 절차를 거쳐야 합니다.